Video-mediation: Hoe doe je dat?

AUTEUR
Leon Hoornweg

Bel mij


Mail mij

Lees meer over de deze Mediator

Met social distancing in acht komen de vragen over video-mediation logischerwijs snel naar ons toe.  De afgelopen jaren heb ik veel ervaring opgedaan met videomediations, zowel bij internationale mediations als bij arbeidsmediation. Omdat bij veel mensen nog weinig over deze vorm van mediation bekend is, leg ik hier graag iets over uit. Allereerst zal ik de structuur van de videomediation uit een zetten en vervolgens een aantal veel gehoorde zorgen bespreken.

De structuur van de Video-mediation

Voor de start van de gezamenlijke bijeenkomst

• Het casemanagement van Result mediation plant gesprekken in, ondersteunt alle deelnemers bij de installatie en het gebruik van het videoprogramma zoals Skype of Gotomeeting en zet de vergaderingen klaar.
• De mediation vangt aan met individuele voorgesprekken, tenzij mensen anders willen natuurlijk. De visie op de kwestie wordt daarin besproken, de verwachting en de spelregels van de mediation worden besproken en tot slot kunnen er opties worden gegenereerd. Eventueel wordt een behoeften- en belangenkaart opgesteld.
• Voordat de gezamenlijke bijeenkomst van start gaat wordt door de deelnemers de mediationovereenkomst ondertekend en via de mail teruggestuurd.

De gezamenlijke bijeenkomst

• De gezamenlijke mediation gaat van start met het doorlopen van de mediationovereenkomst door de mediator. De mediator legt nogmaals belangrijke begrippen zoals de vrijwilligheid en de geheimhouding uit en staat stil bij de structuur van de mediation. De mediation bestaat uit drie fasen; relationeel, oplossingsgericht en de vastlegging van de oplossing.
• De relationele fase: alle deelnemers vertellen hun visie op de kwestie. De andere deelnemers luisteren en proberen zich te verplaatsen in de spreker. De afspraak is dat er nog niet gereageerd kan worden zodat iedereen zonder gestoord te worden zijn of haar verhaal kan doen. Vervolgens is er voldoende tijd om op elkaar te reageren.
• Wanneer voor iedere deelnemer duidelijk is wat belangrijk is voor de ander en zij zelf het gevoel hebben te zijn begrepen, kan gezamenlijk een diagnose worden gesteld van de kwestie. Ook kan worden vastgesteld of de deelnemers hun relatie willen voortzetten of beëindigen.
• De volgende fase: in de oplossingsgerichte fase, kan een oplossing worden gezocht die gelet op de mogelijke alternatieven voldoet aan alle elementen van de diagnose, met andere woorden een duurzame oplossing voor de kwestie die voldoet aan alle belangen van de deelnemers.
• In de oplossingsgerichte fase kan het voorkomen dat de mediator de onderhandeling voortzet in aparte gesprekken. Dit kan de belangen van de deelnemers en de efficiëntie tegemoetkomen. De mediator zal dan met de deelnemers apart zoeken naar beweging en bespreken wat de alternatieven zijn en hoe de toekomst eruit kan zien als er overeenstemming is bereikt.

Afronding

• In meer dan 90% van de arbeidskwesties en meer dan 75% van de zakelijke kwesties wordt middels (video)mediation een duurzame oplossing gevonden. Deze dient dan in de laatste fase worden uitgewerkt en ondertekend, ook dit kan digitaal. Gezamenlijk wordt afgestemd wie dat doet.

Verschil tussen de video- en de ‘gewone’ mediation

Het verschil in uitkomst tussen een video-mediation en een fysieke mediation aan tafel is niet groot. Wel is de flow van de mediation anders. Dit kan de mediator in zijn voordeel laten werken. Daarvoor is het voor de mediator belangrijk dat hij in het voortraject veel aandacht besteedt aan de individuele behoeften en belangen van de deelnemers. Raadzaam is het voor de mediator om in het voortraject een moment te creëren waarbij hij controleert of partijen het gevoel hebben echt door hem begrepen te zijn, bijvoorbeeld door het opstellen van een individuele behoeften- en belangenkaart en deze aan hen voor te leggen.

Gedurende de gezamenlijke videobijeenkomst zal de mediator meer de regie hebben dan in een gebruikelijk bijeenkomst omdat het door elkaar heen praten als nog storend wordt ervaren. Een tip is om dit tijdens de opening van de gezamenlijke videobijeenkomst te benoemen en hier duidelijke afspraken over te maken met de deelnemers.

Wanneer je als mediator door middel van aparte gesprekken met de individuele deelnemers op zoek wil gaan naar beweging, dan is video-mediation daar uitermate geschikt voor. Voor de mediator heeft een video-mediation ook andere voordelen. De mediator kan namelijk makkelijk gebruik maken van technische hulpmiddelen, zoals het opstellen van een digitale agenda in de zogenaamde chatroom of het laten zien van een kort videofragment. Daarnaast is er meer effectieve tijd voor de daadwerkelijke mediation omdat er geen reistijd is en er geen beperking op het aantal deelnemers is.

Zorgen

Persoonlijk contact

Een zorg die mensen hebben bij video-mediation is dat door een gebrek aan persoonlijk contact zij niet door de ander zullen worden begrepen, waardoor het vertrouwen niet kan worden (terug)gevonden om goede afspraken te maken. Met elkaar in een ruimte geeft meer zicht op de non-verbale communicatie van de ander, ook verloopt een gesprek in persoon vaak vrijer. Hier ligt een nadrukkelijke rol voor de mediator. Door nog meer zorgvuldigheid te betrachten bij het achterhalen van de kern van de kwestie en het boven water krijgen van ieders behoeften kan de mediator partijen ondersteunen bij het verkrijgen van begrip voor elkaar.

Om meer zicht te krijgen op de behoeften en de kern zal de mediator individuele voorgesprekken houden met de verschillende deelnemers. Tijdens de gezamenlijke bijeenkomst zal de mediator meer aandacht besteden aan de structuur van de mediation en afspraken maken die zien op de communicatie, of zoals Ellie Lust zou zeggen “etherdiscipline”. Vanwege deze structuur en door de communicatieafspraken vindt er vrijwel altijd een heel rustig gesprek plaats, dat de deelnemers in staat stelt om precies te vertellen wat voor hen belangrijk is. Bovendien is het interessant om te bemerken dat door videobeeld de expressie van de ander vaak wordt uitvergroot. De ervaring leert dat daardoor juist een goede inschatting kan worden gemaakt of je door de ander bent begrepen.

Technische vaardigheden

Een andere zorg die bij mensen leeft is dat zij de technische vaardigheden missen om een dergelijk videoprogramma te gebruiken. Het casemanagement van Result mediation staat erom bekend dat zij je zoveel mogelijk ontzorgen zodat al je energie naar het oplossen van de kwestie kan gaan. Dit houdt in dat zij, indien nodig, samen met u een programma downloaden en dat de vergaderingen voor u worden klaargezet, u hoeft dan ook vrijwel niets te doen. Wanneer behoefte is om een keer proef te draaien dan helpt ons casemanagement u daar graag bij.

Niets doen werkt escalerend

Tot slot, de kwestie laten voortduren zonder dat deze wordt opgelost werkt escalerend. Het is daarmee schadelijk voor de relatie en ieders belangen. Gelukkig is het slagingspercentage van video-mediations even hoog als een mediation aan tafel.