De spagaat van een HR-adviseur bij mediation
Als er conflicten op de werkvloer ontstaan, kan mediation uitkomst bieden: onze mediator Connie Witjens is gevraagd een serie praktijkcases te schrijven voor BG Magazine. De derde praktijkcase lees je op deze pagina.
Aan de mediationtafel merk ik met regelmaat dat HR-adviseurs het niet altijd makkelijk hebben met hun rol. In figuurlijke zin: waar staan ze? Zijn ze er voor de werkgever, degene die ook hun salaris betaalt? Of zijn ze er voor de werknemer, “HR” staat immers voor Human Resource.
Maar ook letterlijk: waar gaan ze zitten aan de mediationtafel? Naast de werknemer of naast de werkgever/directeur/leidinggevende? HR-professionals moeten zich bewust zijn van hun positie en rol aan de mediationtafel
In een serie artikelen geeft mediator Connie Witjens voorbeelden uit haar praktijk in BG magazine.
Loyaliteitsspagaat
De loyaliteitsspagaat is soms bijna pijnlijk te noemen, zoals in de casus van Eva. Eva is op jonge leeftijd in dienst gekomen bij het kleine familiebedrijf als manusje van alles. Ze doet de boekhouding, de inkoop en personeelszaken waaronder de verzuimbegeleiding van zieke collega’s.
Het bedrijfje heeft de wind mee en groeit in korte tijd uit tot een bedrijf met meer dan tachtig medewerkers. Met de groei is het niet meer mogelijk om alle ballen in de lucht te houden. Taken en verantwoordelijkheden moeten anders worden verdeeld. Eva kiest voor de personele taken. Ze mag een HR opleiding volgen, zodat de HR-afdeling mee kan in de professionaliseringsslag van het bedrijf.
Eva slaagt met vlag en wimpel. De afdeling groeit en ze wordt officieel benoemd tot HR-manager. Haar loyaliteit aan de DGA is groot; hij heeft in haar geïnvesteerd, haar vertrouwen gegeven en de kans om zich te ontwikkelen.
Ook haar loyaliteit naar collega Hans is groot: een medewerker van het eerste uur, nog aangenomen door de vader van de huidige DGA.
Hans is naast een harde werker ook een sympathieke vaderfiguur. Altijd in voor een praatje en een geintje, altijd bereid iets extra te doen.
De spreadsheetmanager
Hans heeft nog drie jaar te gaan tot zijn pensioen en heeft steeds vaker moeite om het tempo van de organisatie bij te benen, en nieuwe technieken en procedures onder de knie te krijgen. Het levert hem een zeer matige beoordeling op van zijn jonge en ambitieuze “spreadsheetmanager”, zoals Hans zijn nieuwe leidinggevende noemt.
Ondanks zijn inzet en vele extra uren loopt Hans hierdoor zijn bonus mis. Op zijn ziel getrapt, doet hij zijn verhaal bij Eva. Die luistert en toont begrip, maar het bonusverzoek van Hans moet ze op basis van het beoordelingsrapport afwijzen.
Het driegesprek
Hans is zwaar teleurgesteld. Eva stelt een driegesprek voor met Hans en zijn leidinggevende. Het doel is om de beoordeling te bespreken en te bekijken of er misschien iets fout is geïnterpreteerd.
Eva doet volgens de protocollen keurig aan hoor en wederhoor en plant een driegesprek. In haar opleiding tot HR-adviseur heeft ze ook geleerd hoe ze zo’n gesprek moet begeleiden.
Uit het gesprek met de leidinggevende blijkt dat op basis van de bestaande beoordelingscriteria, de matige beoordeling een correcte conclusie is. Tijdens het driegesprek kan Eva dan ook niet anders dan de leidinggevende steunen.
Het driegesprek krijgt voor Hans niet de gewenste uitkomst: geen bonus voor hem. Zwaar gefrustreerd en gekwetst gaat hij naar huis. De volgende dag meldt hij zich via WhatsApp ziek bij Eva. Hans voelt zich door haar in de steek gelaten en haar conclusie – dat de beoordeling correct is uitgevoerd – ervaart hij als een “dolksteek in de rug”. Die mededeling komt erg hard bij Eva binnen.
Arbeidsconflict
Conform het nieuwe verzuimprotocol, mede door Eva opgesteld, wordt Hans – die zich de afgelopen 45 jaar slecht 3 keer voor een griepje heeft ziek gemeld – de volgende dag opgeroepen voor een spoedconsult bij de bedrijfsarts. De bedrijfsarts concludeert dat er geen sprake is van medische beperkingen maar van een arbeidsconflict met de leidinggevende en HR. Hij adviseert mediation.
Nog meer onbegrip bij Hans en frustratie bij Eva. Hoezo conflict? Ze doet gewoon haar werk? Waarom deze houding van Hans waarmee ze altijd zo’n goede band heeft gehad? Waarom komt hij niet gewoon naar haar toe om te praten? Waarom een ziekmelding en mediation?
Zo krijg ik Hans, zijn leidinggevende en Eva aan tafel. Eva neemt – met enige aarzeling – plaats naast de leidinggevende. Er volgt een gesprek waarin iedereen de tijd krijgt om zijn/haar zegje te doen. Eva doet haar best om ook Hans te steunen en begrip te tonen.
De moeite is tevergeefs. Hans voelt zich verraden en de – voor zijn gevoel – twee tegen een setting doet daar geen goed aan. Hij had nog gehoopt dat Eva naast hem was komen zitten, of op z’n minst op een andere plek, maar niet naast de leidinggevende, die in de ogen van Hans de grote boeman is.
Doemscenario
De mediation krijgt een dramatisch verloop. Als in een later stadium ook de DGA aansluit, die zich eveneens schaart achter de conclusie dat de beoordeling correct is uitgevoerd en Hans geen recht heeft op een bonus, blijkt het vertrouwen bij Hans dermate te zijn beschadigd, dat er geen weg terug meer blijkt te zijn.
De DGA en Eva blijven van mening dat Hans niet weg hoeft, maar dat er wel een verbetertraject plaats moet vinden om zijn performance te verhogen. Nog meer pijn bij Hans, een verbetertraject, en dat na 45 jaar trouwe dienst en inzet!
De onderhandelingen over een exit-regeling lopen uit op niets. Hans ziet, gezien zijn leeftijd, de kansen op de arbeidsmarkt somber in en met nog drie jaar te gaan tot zijn pensioen is het risico om in de bijstand te belanden in zijn hoofd een doemscenario geworden. Het bedrag dat Hans nodig heeft om dit risico weg te nemen, is voor werkgever te hoog, hij hoeft immers niet weg. De mediation wordt zonder overeenstemming afgerond. Advocaten nemen het over.
Geschaad vertrouwen
Een paar maanden later krijg ik een nieuwe aanvraag voor mediation binnen hetzelfde bedrijf. Dit keer is het Eva zelf die in conflict is gekomen met haar werkgever, de DGA. De hele affaire met Hans is haar niet in de koude kleren gaan zitten. Het nieuwe beleid, de verharding die zij heeft ervaren tijdens de mediation, het moddergooien tijdens de rechtszaak… het heeft haar vertrouwen in haar werkgever zo geschaad en tot zoveel stress geleid, dat ook zij geen andere uitweg ziet dan zich ziek melden. Gelukkig is er dit keer wel een overeenstemming en blijft Eva een rechtszaak bespaart.
Leerpunt voor HR-professionals
Aan HR-professionals in een mediation en daarbuiten adviseer ik: wees je bewust van je positie en je rol, denk na over de plaats die je inneemt. Het lijkt misschien overdreven, maar het kan veel uitmaken met betrekking tot de mogelijke oplossingsrichting en het verloop van de mediation. Vraag je ook af of en wanneer je de bemiddelende rol, die Eva in eerste instantie op zich nam, moet willen pakken. Mogelijk had bemiddeling door een neutrale derde in een vroeger stadium veel ellende en escalatie kunnen voorkomen.
