Onverwacht voor mij: Een online-mediation heeft voordelen!
De coronacrisis dwingt ons tot nieuwe werkwijze. Soms met verrassend positieve uitkomsten, zoals bij deze video-mediation.
De coronacrisis heeft een nieuwe realiteit gecreëerd. Dat is merkbaar op vele fronten en dus ook in mediationland. Daar waar ik er als mediator er altijd van overtuigd ben geweest dat een “face-to-face-gesprek” een noodzaak is om op een goede manier binnen de kaders van mediation tot een oplossing te kunnen komen, werden mijn collega’s en ik de afgelopen weken geconfronteerd met een intelligente lockdown die face-to-face-gesprekken tot een “beter niet-middel” heeft omgedoopt om risico’s zo veel mogelijk te vermijden voor cliënten, mediators en hun omgeving.
Hoe verder?
In eerste instantie dacht ik dat zit zou betekenen dat ik zoals zo velen, werkeloos thuis zou komen te zitten, maar gelukkig blijkt het tegendeel inmiddels waar. Dankzij het fenomeen “videogesprek” bleek veel meer mogelijk dan verwacht. De nadelen, die er natuurlijk ook zijn (o.a. minder zicht op non-verbale communicatie, onpersoonlijker) , blijken kleiner dan de voordelen. Cliënten die in eerste instantie enorm opzagen tegen een face-to-face-ontmoeting met de wederpartij bleken opgelucht omdat een videogesprek vanuit hun eigen, veilige (thuis)omgeving toch veel minder confronterend voelde. De mogelijkheden om een vertrouwenspersoon of adviseur uit te nodigen om de bijeenkomst bij te wonen, bleken laagdrempeliger en ook het fenomeen reistijd, soms nog wel eens een dingetje wanneer partijen ver bij elkaar uit de buurt wonen/werken, bleek geen issue meer te zijn. En er bleek nog een voordeel te zijn wat ik op voorhand niet had bedacht…
De video-mediation
De voorgesprekken met werkgever en werknemer hadden al telefonisch plaatsgevonden toen Nederland in de nieuwe werkelijkheid terecht kwam. Werknemer had al aangegeven enorm op te zien tegen het eerste gezamenlijke gesprek. Hij was erg bang dat hij zichzelf niet onder controle zou hebben door de heftige emoties die het arbeidsconflict bij hem teweeg had gebracht. Hij was bang dat hij zijn werkgever “over de tafel zou trekken”. Toen een “fysieke” bijeenkomst niet haalbaar bleek, en ik een videogesprek voorstelde bleek werknemer opgelucht. Werkgever was ook blij, want met zijn drukke agenda was het al erg lastig geweest om een tijdstip te vinden voor een 2 uur durend gesprek. Een videogesprek leverde hem al gauw een besparing op van 1 uur reistijd.
De mediationovereenkomst werd vooraf digitaal getekend zodat de vertrouwelijkheid en geheimhouding was gewaarborgd. Bij aanvang van de bijeenkomst werd extra stilgestaan bij de clausules over het opnemen van het gesprek en de verantwoordelijkheid van de deelnemers zelf om te waarborgen dat er geen derden zouden meeluisteren. Tevens werden er, n.a.v. de emoties van werknemer, afspraken gemaakt over de communicatie. Naar elkaar luisteren, niet direct reageren etc. Ook werd afgesproken dat ik de microfoon van de “luisteraar” op “Mute” zou zetten en dat zijn hand op zou steken wanneer er iets zou spelen wat niet zou kunnen wachten tot een later moment.
Het bleek wonderwel te werken. Ook al was aan de bewegingen van de mond van de luisteraar soms te zien dat het niet helemaal lukte om alleen maar te luisteren, het gesprek werd niet verstoord door op en aanmerkingen. Beide deelnemers kregen de gelegenheid om ongestoord hun verhaal te doen.
Via “shared screen” was het mogelijk om voor partijen duidelijk zichtbaar de belangen in kaart te brengen. Er was veel meer rust in het gesprek dan ik eerder in soortgelijke situaties met heftige emoties had meegemaakt. De letterlijk fysieke afstand bleek een dempend effect te hebben op de heftigheid van de emoties. Er was daardoor meer ruimte om niet alleen achterom te kijken maar ook naar de toekomst. Partijen gaven aan het einde van de bijeenkomst ook aan dat ze vooraf niet hadden gedacht dat het gesprek zo constructief kon verlopen. Ondanks dat bleek het draagvlak over en weer om met elkaar te werken aan herstel van de werkrelatie onvoldoende.
De afronding
Er werd daarom in overleg met werkgever en werknemer een vervolgbijeenkomst gepland waarbij ook betrokken juristen werden uitgenodigd. Ook hier bleken er meer voor- dan nadelen te kleven aan de online-mediation. Bijeenkomsten met juristen zijn vaak lastiger te plannen vanwege drukke agenda’s. Nu kon de vervolgbijeenkomst vlot worden gepland mede omdat er geen rekening hoefde te worden gehouden met reistijden. De conceptvoorstellen die vooraf door partijen naar mij werden toegezonden werden via het “shared screen” als praatstukken gedeeld en besproken. Er werd gebruik gemaakt van de optie om de deelnemers met hun juridisch adviseur in aparte “breakout rooms” te zetten, zodat zij samen konden overleggen. Ook door de juristen werd de bijeenkomst als effectief en constructief ervaren. Er werd op hoofdlijnen overeenstemming bereikt. In overleg met de deelnemers en de juristen werd besloten de mediation af te ronden. De juristen zouden in onderling over e.e.a. verder op papier uitwerken. Mijn missie zat er op en mijn vooroordelen ten opzichte van video-mediation en online-mediation ook. Voor de deelnemers hoop ik natuurlijk dat zij nooit meer in een situatie terecht zullen komen waarin mediation nodig is. Als dat toch zo mocht zijn denk ik dat het waarschijnlijk is dat zij zullen kiezen voor de optie “online-mediation”.
