Nieuwe eisen na een fusie – mediation casus

Onze mediator Nelly van den Herik geeft een inkijkje in haar praktijk.

Achtergrond

• Mevrouw Meeldijk, 63 jaar oud, werkt ruim achttien jaar als kantoorassistente op Notariskantoor de Wit een klein kantoor met twee notarissen en twee assistentes. Zij werkt daar vier dagen per week.
• Zij werkt hoofdzakelijk voor Notaris de Wit en had daar al die jaren heel goed contact mee, metaforisch gezegd konden zij ‘lezen en schrijven’ met elkaar.
• Mevrouw Meeldijk is getrouwd en de kostwinner van haar huishouden. Haar echtgenoot is al jaren arbeidsongeschikt en krijgt een WAO (nu WIA) uitkering.
• Op het moment dat zij de mediation ingaat hoeft zij nog maar vier jaar en acht maanden werken voordat zij van haar pensioen kan genieten.

In aanloop naar de mediation

Fusie

In september 2017 vindt een fusie plaats tussen twee notariskantoren, namelijk Jansen Notarissen en de Wit Notarissen.  Ondanks deze gebeurtenis gaat geen enkele baan verloren.  Het gefuseerde kantoor bestaat vanaf heden uit vijf assistentes, vijf notarissen, een kantoorklerk en ten slotte een bureaumanager. Waar het personeel onveranderd blijft, is er wel het een en ander gewijzigd in de te voeren werkwijze binnen het kantoor. Waar zij voorheen elk voor een eigen notaris werkten, worden de assistentes voortaan allround ingezet op de verschillende werkzaamheden die hun functie betreft.

Verandering

Mevrouw Meeldijk, een van de assistentes, vindt deze gewijzigde werkomstandigheden moeilijk te behappen. Zij heeft het gevoel dat zij minder goed kan meekomen in deze nieuwe samenstelling op de werkvloer. Zij heeft in het bijzonder moeite met twee notarissen.  Zij verwachten een hogere productiviteit en snelheid in haar werk dan dat mevrouw Meeldijk op dat moment aankan.

Intussen stapelt het werk zich op en worden de achterstanden steeds groter. Mevrouw Oosten, haar leidinggevende, kaart dit aan tijdens een functioneringsgesprek. Zij wil graag tezamen met mevrouw Meeldijk een verbeterplan opstellen met het doel haar functioneren te verbeteren. Wanneer een  dergelijk verbeterplan geen soelaas zou bieden, kan zij eventueel herplaatst worden als receptioniste of telefoniste. Een eventuele andere optie zou zelfs haar ontslag tot gevolg kunnen hebben…

Zorgen

Na dit gesprek maakt Mevrouw Meeldijk zich ernstige zorgen over de gevolgen voor haar verdere toekomst bij het notariskantoor. Zij voelt zich niet begrepen door haar leidinggevenden en collega’s en is bang dat het uitvoeren van het verbeterplan geen kans van slagen heeft, met de mogelijke gevolgen van dien. Bovendien is zij kostwinner. Een doemscenario heeft uiteraard ook consequenties voor haar privéleven. Wanneer haar inkomen geheel al dan niet deels komt te vervallen, zou zij mogelijk haar huis moeten verkopen.

Er volgt een ziekmelding als gevolg van haar spanningsklachten. De bedrijfsarts diagnosticeert haar spanningen als zijnde werk gerelateerd en acht haar arbeidsongeschikt. Mediation wordt geadviseerd met het oog op het vinden van een gezamenlijke en duurzame oplossing zodat mevrouw Meeldijk weer kan gaan re-integreren.

In de mediation

Een bijeenkomst tezamen met de mediator is de door de partijen gekozen vervolgstap. Mevrouw Meeldijk en mevrouw Oosten komen allebei alleen naar het gesprek. Tijdens deze eerste bijeenkomst zetten beide partijen, onder de regie van de mediator, hun zienswijze op de situatie uiteen.

Zienswijze werkgever

Mevrouw Oosten is verantwoordelijk voor de gehele organisatie binnen kantoor en is van mening dat mevrouw Meeldijk niet aan de verwachtingen voldoet omdat zij niet naar behoren kan meekomen. Zij verricht bijvoorbeeld minder werk dan haar collega’s, wat tot ontevredenheid en irritatie bij de rest leidt. Het feit dat mevrouw Meeldijk heel veel ervaring heeft, iets dat tijdens de bijeenkomst wordt erkend, neemt niet weg dat haar medewerkster beter zal moeten kunnen ageren op de groei en de ontwikkeling van het kantoor.

Zienswijze werknemer

Mevrouw Meeldijk geeft aan vooral erg geschrokken te zijn van het voorgestelde verbeterplan. In haar ogen betekent dat immers dat zij niet goed functioneert. In de periode dat zij voor dhr. De Wit heeft gewerkt kreeg zij altijd goede beoordelingen. Zij kan zich niet voorstellen dat zij nu ineens niet meer goed zou functioneren. De aangepaste werkwijze heeft er naar haar inziens wel voor gezorgd dat zij het werktempo minder goed kan bijbenen, doordat zij nu voor verschillende notarissen werk moet verrichten. Dit is iets anders dan ‘slecht’ functioneren.

Ook over de inhoud van het verbeterplan is zij het niet eens; het is onduidelijk, veel te kort door de bocht en de gevolgen bij het niet succesvol slagen daarvan, vindt zij te ingrijpend.

Haar advocaat heeft al meegekeken naar het plan en is van mening dat dit niet op deze wijze kan worden opgezet. Hij heeft voorgesteld om aan werkgever een brief te sturen. Mevrouw Meeldijk heeft dit afgehouden. Juridische inmenging kan averechts werken en de verhoudingen op scherp stellen.

Belangen

In deze casus staan verschillende belangen tegenover elkaar:

Belangen werkgever:

De prioriteit van mevrouw Oosten is dat de samensmelting van het personeel soepel verloopt. Mevrouw Meeldijk moet net als haar collega’s kunnen laten zien dat zij deze aangepaste functie aankan. Haar doel is om een jong dynamisch team neer te zetten. Omdat Mevrouw Meeldijk wat ouder en minder productief is dan de rest, kan zij de betreffende functie in haar ogen niet naar behoren vervullen.

Belangen werknemer:

Mw. Meeldijk heeft altijd met veel plezier gewerkt en wil graag deze functie behouden tot zij met pensioen kan.

Daarnaast kan zij geen inkomensderving lijden aangezien haar man al lange tijd ziek is en niet kan werken. Ook vreest zij dat zij door haar leeftijd niet makkelijk een andere baan zal vinden. Voor haar is het dus heel belangrijk dat zij haar baan, onder dezelfde voorwaarden, kan behouden.

Conclusie en afspraken

Beiden zijn het erover eens dat er veel is veranderd als gevolg van de fusie. Mevrouw Meeldijk erkent dat zij wat langzamer is dan de rest en erg moet wennen aan de nieuwe situatie.

Zij wil graag laten zien dat ze net zo flexibel is als de rest maar wil wel de tijd krijgen om dit te verwezenlijken. Met het voorgestelde verbeterplan kan ze echter niet zomaar akkoord gaan. Zij kan niet riskeren dat zij ontslagen wordt en financieel zwaar in de problemen komt. Werkneemster licht nog wat aspecten van haar thuissituatie toe aan mevrouw Oosten, zodat zij wellicht wat meer begrip kan koesteren.

Mevrouw Oosten erkent vervolgens dat zij de nodige veranderingen graag vlot wil doorvoeren.  Zij legt tevens uit dat zij vanuit de directie instructies krijgt om de zaken zo efficiënt mogelijk te kunnen laten verlopen. Wellicht is het achteraf gezien te voorbarig geweest om het verbeterplan[1] op te stellen. Partijen besluiten om het verbeterplan nog eens goed onder de loep te nemen.

Ontwikkelplan

Door uitgebreid onderling overleg, krijgen partijen begrip voor elkaar en zijn zij in staat om goede afspraken te maken waar zij allebei achter staan. Er wordt een aangepast verbeterplan opgesteld. Dit draagt nu de naam ‘Ontwikkelplan’ en houdt haalbare concrete doelen in. Werkneemster krijgt zelfs coaching aangeboden.

De Mediation wordt ten slotte afgerond door het ondertekenen van de onderling gemaakte afspraken.

Advies

[1] Als werkgever kun je een zogenoemd verbeterplan opstellen. Een dergelijk plan is echter wel gebonden aan bepaalde criteria:

• De werknemer moet voldoende tijd en gelegenheid hebben om zijn of haar functioneren te verbeteren.
• Een verbeterplan wordt niet eenzijdig opgesteld maar in onderling overleg.
• De doelstellingen worden concreet en haalbaar beschreven.
• Aan de werknemer wordt begeleiding en ondersteuning geboden.
• Er moeten voldoende tussentijdse evaluaties worden gepland.
• De gevolgen (demotie/ ontslag) moeten ook vooraf duidelijk worden aangegeven.