Hoe bereid je je voor op een mediation intakegesprek?

Waarom een intakegesprek bij mediation?

Een mediation is spannend. Je gaat aan tafel met de mediator, maar ook met “die ander”. De persoon met wie het al een tijdje niet meer vanzelf gaat. Dat zorgt voor stress, dat is normaal. In een intakegesprek leer jij de mediator en diens werkwijze kennen. Ook kun je jouw verhaal al een keer aan de mediator vertellen, zonder de stress van de andere persoon erbij. Uiteraard heeft de mediator ook een intakegesprek met de andere partij. Voor beide gesprekken geldt geheimhouding, dus de mediator zal niets doorvertellen.

Maandagochtend had één van onze mediators weer twee voorgesprekken, via Zoom. De werknemer woont in Schoorl. Het is voor hem prettig om vanuit zijn keuken de mediator te woord te kunnen staan. Namens de werkgever schoven de leidinggevende en de HR-adviseur (online) aan. Beide gesprekken duurden iets minder dan een uur, de werknemer van 10:00 tot 11:00 en de werkgever van 11:15 tot 12:15. In de intakegesprekken kwam meteen een verschil naar boven: de werknemer had het nodig om uitgebreid uit te leggen wat er allemaal was gebeurd. Aan werkgeverskant was dat anders: die waren veel meer op de toekomst gericht. De mediator voelde al dat daar waarschijnlijk ook de oorzaak van de problemen lag: de werknemer voelde zich niet gehoord. Overigens bespreekt de mediator zoiets dan (nog) niet, dat komt pas aan de orde in het gezamenlijke gesprek. 

Is er altijd een intakegesprek voorafgaand aan mediation?

Nee. Hoe fijn het ook is om de mediator apart te spreken, uiteindelijk gaat er pas iets veranderen in de situatie wanneer je samen aan tafel gaat. En in sommige gevallen zijn beide partijen daar direct klaar voor en voegt een intakegesprek dus niets toe. Of er wel of niet een intakegesprek plaatsvindt bepalen jullie samen met de mediator of met het casemanagement van Result Mediation. Wanneer één van beide partijen dat prettig vindt, zal het altijd gebeuren. Het heeft geen zin om iemand te snel door het proces te willen duwen: dan ontstaat er alleen maar meer weerstand en verandert er niets.

Waarom kan de mediator het niet oplossen na de intakegesprekken? 

Die vraag wordt weleens gesteld: kunnen we de mediation ook doen zónder met elkaar aan tafel te gaan? Het antwoord hierop is bijna altijd “nee”. Het werkt namelijk niet. Om uit een lastige situatie te komen moet er weer een minimale hoeveelheid begrip voor elkaar ontstaan. Het hoeft echt geen koek en ei meer te worden als dat niet kan, maar wanneer jij het gevoel hebt dat je met een mens praat, kom je makkelijker tot oplossingen. De mediator weet dat. De mediator weet ook dat wanneer hij alleen maar doorgeefluik speelt, het vertrouwen in hem afneemt. Hij is dan immers telkens de boodschapper van een bericht van  “de vijand”.

Een voorbeeld

Wij deden ooit een mediation waarin beide partijen vanaf het begin hadden gezegd dat ze niet met elkaar aan tafel wilden. De mediator had getwijfeld, maar de opdracht toch aangenomen. In het begin ging het prima. In de voorgesprekken werd duidelijk dat er geen weg terug meer was en dat ze beiden zeer gekrenkt waren. Dus deden ze via de mediator voorstellen voor een exit-regeling. Toen ging het snel bergafwaarts. Beiden vonden het voorstel van de ander belachelijk. En dat is logisch, ze waren boos en hadden het niet kunnen uitpraten en verwerken. De mediator kreeg ze wel in beweging, maar hij kreeg het gat niet dicht. Na een aantal wisselingen per e-mail (hier gingen twee weken overheen), hield de werknemer op met reageren. Toen de mediator hierop voorstelde om dan toch maar aan tafel te gaan, om het uit te spreken, werd dat van beide kanten geweigerd. En de mediator kreeg de wind van voren. De mediation is zonder resultaat afgesloten.

Overigens kan het soms ook wel lukken op deze manier, maar vaker niet. Het is namelijk veel makkelijker voor iemand om achter zijn computer te blijven hangen in de boosheid en in de “nee”, dan in een gesprek. 

Hoe kun je je op een intakegesprek bij mediation voorbereiden?

Voor de intakegesprekken kun je voor jezelf de situatie nog eens op een rij zetten. Wat is voor jou de kern van het probleem? Wat verwacht je van de mediation, wat hoop je van de mediation? De mediator zal het intakegesprek gebruiken om kennis te maken, van jou te horen wat de situatie is en daarna te bedenken, met jou en met de ander, wat de beste aanpak is.

Gedurende de mediation bepalen jij en de ander de inhoud van de gesprekken: waar wil je wel en niet over spreken, waar kun je wel en niet mee akkoord gaan. De mediator is verantwoordelijk voor het proces en zal samen met jullie steeds bekijken hoe dit zo constructief mogelijk kan zijn.

Aan het begin van de mediation neemt de mediator met jullie de mediationovereenkomst door en ondertekenen jullie die. Je krijgt de mediationovereenkomst van te voren toegemaild. De mediationovereenkomst gaat alleen over de mediation zelf, niet over het conflict of de oplossing daarvan. Jullie maken in de mediationovereenkomst afspraken over hoe je met elkaar omgaat in het mediationproces.

En hoe kun je je voorbereiden op de gezamenlijke mediation?

De mediator zal jullie vragen om naar elkaar te luisteren. En dat is moeilijk! Luisteren is in normale situaties vaak al niet makkelijk, maar in een conflictsituatie is het soms bijna onmogelijk. De ander gaat namelijk allemaal dingen zeggen waar jij het niet mee eens bent, die niet waar zijn of die je pijn doen. En toch gaat de mediator vragen om daar niet op te reageren. Dat is namelijk wat we normaal gesproken doen en soms is dat niet constructief. Dus, blijf luisteren naar de ander en luister vooral ook naar wat de mediator hoort. Je zult merken dat die niet zo geïnteresseerd is in de verwijten, maar meer in de behoeften die erachter zitten. Als het jou lukt om die ook te horen, is de eerste stap naar de oplossing gezet. Je kunt je hier mentaal op voorbereiden. Weet wat er gaat komen, dan kun je het altijd beter aan.

Ook kun je je voorbereiden op de mediation door voor jezelf helder te krijgen wat jouw behoeften, jouw belangen, zijn. Belangen gaan altijd over jou (niet over de ander), zijn wat je wél wil (niet wat je níet wil) en zijn toekomstgericht. Dus, waar je last van kunt hebben is “die kerel houdt nooit zijn bek”. Het belang daarachter kan zijn “ik heb behoefte aan rust”. Naar het eerste wordt niet geluisterd, het tweede is vaak heel bespreekbaar. Overigens, dit is heel moeilijk om zelf te bedenken in een conflict, dus je mag dit ook aan de mediator overlaten. Die zal er in het gesprek samen met jou naar zoeken.

Ken je eigen conflictgedrag!

Wanneer we onder druk komen te staan, gaan we niet altijd gewenst gedrag vertonen. Waarschijnlijk weet je dat wel van jezelf. Ben jij zo iemand die dan helemaal dicht slaat en dus niet zegt wat er gezegd moet worden? Of explodeer jij juist? Wanneer je dat van jezelf weet, kun je het tegen de mediator of zelfs de andere partij zeggen. Op die manier kunnen jullie het samen herkennen in het gesprek en het neutraliseren. Even een time-out nemen, kopje koffie drinken, ruimte creëren. 

Ondersteuning bij de voorbereiding van de mediation

Wanneer je merkt dat je te veel tegen de mediation op gaat zien, neem dan contact op met de mediator. Die kan met jou de verschillende scenario’s bespreken en ook afspraken maken over wat je dan doet. Wat de mediator niet kan doen is de spanning helemaal wegnemen. Het is spannend, dat hoort erbij. Maar weet wel, de rust die een oplossing brengt is het allemaal waard.

Ook kun je ons kantoor bellen en aan onze casemanagers vragen stellen over het proces. Zij kunnen je zelfs in contact stellen met een coach, mocht je daar behoefte aan hebben.