Verzin opties

Dit is deel drie van de serie “5 principes van Harvard Onderhandelen“. Hier is deel 2.

Dit is het leukste onderdeel van een goede onderhandeling: de brainstorm. Wanneer het lukt om het over de zaak te hebben en niet de persoon en wanneer de belangen van de betrokken partijen duidelijk zijn, dan kun je creatief worden. Simpel, zou je zeggen. Toch lukt het vaak niet. Mensen in conflict gaan de wereld en de ander steeds meer zwart-wit zien. Daarnaast voelen ze zich kwetsbaar.

Weerstand

Wanneer je voorstelt om opties te gaan genereren zul je veel weerstand tegenkomen: “ik kan mij nergens op vastleggen”, “ik moet dat eerst met mijn achterban/adviseur overleggen”, “dat is toch niet haalbaar”. Dit zijn allemaal goede argumenten. En het zijn afleidingsmanoeuvres. Als onderhandelaar zul je de situatie zo veilig moeten maken dat men wel bereid is mee te gaan.

Een goede brainstorm

Een goede brainstorm moet aan een aantal voorwaarden voldoen:

  • Vertrek vanuit de belangen, niet de standpunten! Zorg dat je die belangen groot op een flip-over hebt staan.
  • Maak heel duidelijk dat niemand gehouden kan worden aan ideeën die hij oppert. Het zijn slechts opties, geen voorstellen. De ander heeft niet het recht om er “ja” op te zeggen.
  • Genoemde opties worden niet geëvalueerd. Er wordt geen oordeel over gegeven. Er wordt alleen doorgedacht over nog meer opties.
  • Hoe gekker hoe beter, hoe meer hoe beter!
  • Spreek van te voren een beperkte tijd af voor de brainstorm.

In een onderhandeling gelden dezelfde regels, plus dat je mensen stimuleert om oplossingen te bedenken die de belangen van beide partijen dienen.

Een echte onderhandeling

Ik zat laatst in een mediation tussen twee zorginstellingen. De één had taken van de ander overgenomen en er was discussie over de uitvoering en de facturen ontstaan. Dit was al flink geëscaleerd en er was over en weer beslag gelegd. De Inspectie keek ook mee.

In eerste instantie werd er gekeken naar het probleem. De onderhandelpartijen (onderdeel van de directies) hadden het al flink persoonlijk gemaakt. Het duurde wel twee uur voordat ze bereid waren naar elkaars belangen te luisteren.

Toen begon de opties fase. Nou, zij de ene kant, wij zijn wel bereid om 10% van de factuur in te slikken. De andere kant wilde wel 20% betalen. Zo leek het dus nergens te komen. Beiden hadden ze in de belangenfase aangegeven dat de relatie met de gemeente hen veel waard was en dat ook een goede leverancier van zorg belangrijk was. De oplossingen die ze nu in eerste instantie noemden (korting op de factuur, of een deelbetaling ervan) hadden niets met die belangen te maken.

Opties

Ik heb ze toen gedwongen om de facturen even te vergeten en samen opties te gaan verzinnen die bij die belangen pasten. Het duurde zeker 5 minuten voordat er iets loskwam, maar toen ze eenmaal bezig waren werd het een wedstrijdje. Wie kon de gekste dingen verzinnen! Uiteindelijk is er een communicatieplan richting de gemeente uitgekomen en zijn er afspraken gemaakt over de wederzijdse dienstverlening. En de factuur? Oh ja, nou, zullen we die dan 50/50 doen? Prima!