De mediationovereenkomst bij arbeidsmediation

Mediationovereenkomst

Een mediation start zodra er een schriftelijke mediationovereenkomst is ondertekend. Hierin spreken partijen af dat zij zich zullen inspannen om de kwestie door middel van mediation op te lossen.  De ondertekening gebeurt door alle partijen die deelnemen aan de mediation en door de mediator.

Als er naast partijen en de mediator nog andere personen aanwezig zijn bij de mediation, dan zorgt de mediator ervoor dat deze personen mede ondertekenen voor de geheimhouding (artikel 4). Dit geldt ook voor adviseurs van partijen.

Een mediationovereenkomst bevat de “spelregels” die worden gehanteerd tijdens een mediationproces. Deze spelregels zijn neergelegd in een aantal artikelen.

Uitleg over de belangrijkste artikelen in de Mediationovereenkomst

Artikel 1:      Dit artikel geeft uitleg over de kwestie waarover partijen mediation gaan starten. Het is meestal een neutrale omschrijving. Partijen dienen hier mee in te stemmen.

Artikel 2:      Hierin is het proces beschreven. Met name de rol van de mediator is hierin benoemd, proces begeleider, niet verantwoordelijk voor de oplossing. Ook wordt in dit artikel duidelijk aangegeven wat het moment is dat de mediation officieel van start gaat.  Als laatste geeft dit artikel aan dat het gedrag van partijen de mediation niet moeten belemmeren. Denk hierbij aan schreeuwen, schelden, elkaar voortdurend in de rede vallen of verwijten maken. Hieronder valt ook het opstarten van een juridische procedure terwijl de mediation nog loopt.

Artikel 3:      Vrijwilligheid inzake deelname aan mediation is essentieël voor een goed verloop. De mediator zal dit artikel helder uitleggen aan partijen, waarbij de vrijwilligheid bij arbeidsmediation iets ingewikkelder is. Zeker als het advies inzake mediation wordt gegeven in het kader van de re-integratie van de werknemer. Dan is namelijk de Wet Verbetering Poortwachter actueel, en deze spreekt van verplichtingen van werkgever en werknemer.

Artikel 4:      Onder geheimhouding bij mediation wordt bedoeld alle communicatie tussen partijen en de mediator.  Dit kan zijn in de aparte en/of gezamenlijke gesprekken,  telefoongesprekken en emailverkeer.  Ook de verslaglegging van de gesprekken valt onder de geheimhouding.

Artikel 5:      In dit artikel wordt de verdeling van de kosten besproken. In principe is de verdeling vrij en kan worden ingevuld zoals partijen dit willen. Echter, bij arbeidsmediation is “het de gewoonte”  dat de werkgever de kosten van een mediationtraject betaalt. Deze gewoonte vloeit voort uit de verplichtingen die de werkgever volgens de Arbowet heeft. Veel werkgevers zijn hiervoor verzekerd, bijvoorbeeld als onderdeel van de ziektekostenverzekering die is afgesloten voor de werknemers. Mediation wordt dan geheel of gedeeltelijk vergoed onder de omschrijving “re-integratiekosten”.

Artikel 6:      Dit artikel beschrijft het vastleggen van afspraken n.a.v. het resultaat. Dit kan in een memorandum of een vaststellingsovereenkomst. Het is niet verplicht afspraken vast te leggen, de uitkomst kan ook met een handdruk worden bezegeld. Het is wel aan te raden, zodra er afspraken worden gemaakt die van belang zijn voor partijen. Tussentijdse afspraken kunnen eveneens vastgelegd worden (bezegeld met een handtekening). Belangrijk is dat deze afspraken blijven gelden, ook na afloop van de mediation.

Mocht het niet komen tot overeenstemming, dan wordt de mediation afgesloten met een neutrale beëindigingsbrief vanuit de mediator aan partijen. Er wordt hier geen enkele reden in vermeld.

Artikel 7:      Hierin staan twee onderwerpen beschreven. Het eerste gaat over het Nederlands recht dat van toepassing is op de mediation, het tweede vermeldt de aansprakelijkheid van de mediator.

Ondertekening

De mediationovereenkomst wordt in principe aan het begin van de eerste gezamenlijke bijeenkomst ondertekend. Het kan gebeuren dat de mediator de mediationovereenkomst in de aparte voorgesprekken al door beide partijen laat ondertekenen. Op die manier is de vertrouwelijkheid dan al gewaarborgd. Ook kan het in een enkel geval zo zijn dat de mediator partijen vraagt om de mediationovereenkomst zelf uit te printen, te ondertekenen en ingescand aan de mediator te mailen. Hierdoor kan de mediator per mail en telefoon met partijen onderhandelen in een pendelmediation.