De dans van de onderhandeling

“Ik ben bereid om met gesloten beurzen uit elkaar te gaan, maar daar blijft het ook bij. Ik ga geen cent betalen”. Een zachte G, strak pak, strakke kop en een harde snit. Keurig verzorgd en ongelooflijk boos zat hij tegenover me. Dit was het begin van de onderhandeling.

Contract vergeten

Hij zat in een conflict met een onderaannemer. Ze waren vergeten de afspraken op papier te zetten en hadden daar ruzie over gekregen. Die ruzie was al flink geëscaleerd met advocaten en beslagleggingen. Er lag een dagvaarding klaar van de onderaannemer over achterstallige betalingen en hij had een tegenvordering voor wanprestatie. Als laatste redmiddel was mediation voorgesteld.

Mediation of onderhandelen

Die ochtend had ik ze beiden voor het eerst ontmoet, met hun advocaten. Na de gebruikelijke plichtplegingen vroeg ik naar het niet bestaande contract. Binnen 5 minuten stond hij boos naast zijn stoel en kondigde aan niet met leugenaars te willen spreken. Weer 5 minuten later was duidelijk dat voor vandaag het maximaal haalbare resultaat overeenstemming over de vorderingen was. En daarmee het voorkomen van een rechtszaak. De relatie zelf was op dit moment niet te redden.

Wanneer dit duidelijk wordt, verander ik van een mediator in een onderhandelaar. Als mediator probeer ik wederzijds begrip en vertrouwen te vinden. Als onderhandelaar speelt dit veel minder een rol en telt vooral het resultaat.

De dans van de onderhandeling

1. Beweging

Een onderhandeling is een dans. Een dans die je samen danst. Voorwaarde voor de dans is beweging. Wanneer er geen beweging meer is, is er geen onderhandeling meer. Hoe groot die beweging is, is niet belangrijk. Als er maar bewogen wordt, aan beide kanten. Je reageert op elkaar, beweging van de één lokt beweging van de ander uit.

2. Ruimte

Mensen vragen mij vaak aan het begin van de onderhandeling of ze meteen hun eindbod op tafel moeten leggen. Het voelt voor veel mensen gespeeld om eerst iets anders te bieden. En als je een spelletje speelt, neem je de ander misschien niet serieus. Toch raad ik mensen dan aan om niet meteen hun eindbod te geven. Juist door voor jezelf bewegingsruimte te houden, geef je de ander ook ruimte om te bewegen. Andersom is het ook heel onprettig om van de andere kant aan het begin te horen dat er geen enkele ruimte is.

3. Tijd

Wat ’s ochtends om 9 uur niet acceptabel is, kan dat ’s middags om 5 uur wel zijn. Neem daarom de tijd voor een onderhandeling. Plan een dag waarop alle stakeholders beschikbaar zijn en spreek af dat je niet zonder akkoord het pand verlaat. De grootste zorg in de meeste onderhandelingen is dat we door de ander gebruikt worden. Door gezamenlijk in het proces te investeren, krijg je een beter beeld van je eigen positie en die van de ander. Hierdoor kan een akkoord bereikt worden dat niet via de mail, telefoon of advocaten was behaald.

4. Doel

Het doel van een onderhandeling moet zijn om erachter te komen waar de grens van de ander ligt. Wanneer je dit voor ogen houdt, is het ook logisch dat je, door zelf te bewegen, de ander uitdaagt om ook te bewegen en meer te laten zien. Ook hoef je niet aan het begin van de onderhandeling in te schatten of de onderhandeling zin heeft: dat heeft hij immers altijd wanneer het doel is om erachter te komen waar de grens van de ander ligt. Wanneer je de grens van de ander hebt bereid, kun je de afweging maken of dat voor jou ook een goede oplossing is of niet. Tijd speelt wel een rol hierin: wat vandaag acceptabel is voor de ander, is dat morgen misschien niet meer.

Op deze manier heb ik mensen tot overeenstemming zien komen die meer dan 100% uit elkaar lagen.

5. Win-Win of Win-Lose, geen Lose-Lose

In een onderhandeling met een conflictueuze voorgeschiedenis, kunnen mensen soms hun eigen belang uit het oog verliezen. Ze zijn dan vooral bezig met het straffen van de ander, zelfs als dat niet de beste oplossing voor henzelf is. Ik blijf ze dan ook vragen “wat is goed voor jou?”. Stel dat je geen overeenstemming bereikt, heb je dan een betere situatie dan wat de ander nu bereid is te doen?

6. Niet wat niet, maar wat wel

In elke onderhandeling komt het meerdere keren voor dat één van de partijen blijft hangen op “dat wil ik niet” zonder zelf te bewegen of aan te geven “maar dat wil ik wel.” Er wordt dan alleen maar gereageerd op het bod van de ander. Men maakt zich daar boos over, gaat uitgebreid beredeneren waarom dat niet acceptabel is en is in staat om weg te lopen, zonder “gewoon” zelf een nieuw tegenbod te doen. Dat is geen dansen, dat is stilstaan.

7. De laatste stap

Soms is 99% van het gat overbrugd, maar lukt die laatste 1% niet. Dat gaat dan natuurlijk niet meer om de inhoud, maar om het principe. Wie zet de laatste stap, wie stapt er over zijn schaduw? Het zetten van die laatste stap voelt als een nederlaag. Dan ben jij degene die heeft toegegeven. Als mediator heb ik hiervoor een paar oplossingen. Ik kan hen beiden vragen om de grootste te zijn en die laatste stap te zetten. Of ik kan een mediatorsproposal doen: een neutraal voorstel ergens in het midden waar ze beiden zonder gezichtsverlies “ja” tegen kunnen zeggen. Of we bouwen bedenktijd in. Eigenlijk mag een onderhandeling daar niet meer op stuk lopen.

8. Allebei een nier kwijt

Er zijn een hoop dooddoeners die je kunt toepassen op een onderhandeling: “hoe breder de kloof, hoe mooier de brug”, “zonder wrijving geen glans”, “onderhandelen is een dans”. Deze hoorde ik eens van een werkgever: “na een goede onderhandeling heb je beiden het gevoel dat je een nier kwijt bent.” Dit hoeft zeker niet altijd het geval te zijn, maar kan zeker bij een exit-onderhandeling van pas komen. Vaak hebben beide partijen het gevoel dat zij véél meer zijn opgeschoven dan de ander.

Harvard onderhandelen

Uiteraard spelen ook de BATNA, het zoeken naar belangen en de andere principes van het Harvard onderhandelen een rol. Die beschreef ik hier al.

De zachte G

We begonnen de dag om 10 uur met de vordering van de onderaannemer van € 200.000,- en zijn tegenvordering van € 50.000,-. Om 4 uur ’s middags waren ze eruit. Hij ging € 60.000,- aan de onderaannemer betalen. Er was gedanst, bewogen, gescholden, gestagneerd, er was een mediatorsproposal geweest en beiden waren akkoord gegaan met iets waar ze die ochtend nog “nee” tegen hadden gezegd. Beiden waren ze voor hun gevoel een nier kwijt. Maar toen, terwijl de advocaten de overeenkomst uitwerkten, zaten ze tegenover elkaar en begonnen wat over de markt te keuvelen. Langzaam kwam er ontspanning. Ze konden beiden weer verder.